Безопасность
в договорной
работе

Это то, на чем предприятие зарабатывает свои деньги. Некоторые организации работают исключительно в рамках Гражданского кодекса, другие же еще и по отдельным законам, например, 44-ФЗ, 214-ФЗ или иным.

Договорную работу можно пустить на самотек, а потом удивляться возросшей «дебиторке», претензиями со стороны налоговой, откатной системе сделок в вашей организации и низким качеством поставляемых вам товаров и услуг. А можно организовать договорную работу так, что никаких проблем и претензий не будет или они будут минимальны. Возможно, некоторые положения статьи покажутся читателям очевидными и не требующими обсуждений, однако наш опыт говорит о том, что зачастую именно плохо организованная договорная работа ведет к убыткам или даже банкротству компании.

Российский бизнес обладает массой уникальных особенностей, и одна из черт, характеризующих нашего предпринимателя, - противоречивое сочетание доверчивости и излишней подозрительности. Так, при выборе партнера часто руководствуются не конкретными сведениями, информацией о деятельности фирмы, а собственным эмоциональным восприятием. Бумаг же, к сожалению, наш народ (как правило) не читает, хотя еще Остап Бендер предупреждал, что самые важные вещи пишутся в конце и самым мелким шрифтом.

В то же время современный российский бизнес объективно относится к венчурному, т.е. повышенно рисковому. Для того чтобы заниматься обеспечением безопасности договорной работы в нашей стране, у предпринимателей есть две существенных причины.

Во-первых, это возможность предупредить потерю финансовых средств. Не секрет, что по статистике ФНС, каждая 20-я сделка в России совершается с целью мошенничества (как внешнего, так и внутреннего), т.е. 5% от числа всех сделок, совершаемых в стране. Это очень много. Однако есть эксперты, которые повышают этот показатель, как минимум втрое, т.е. до 15-20%.

К примеру, в интернете есть некий сайт (с электронной почтой, телефонами, понятной иерархией руководителей и организационной схемой в принципе). На этом сайте присутствует коммерческое предложение с заведомо выгодными ценами. Не будем себя вводить в заблуждение - это предложение не более чем наживка. С помощью рекламы, рассылки или иным путём данная наживка находит своего клиента. Последнего "доводят до нужной кондиции" псевдоменеджеры мошеннической конторы. Они расхваливают продукт и его выгоды. Итогом такой работы становится то, что "клиент плывет" - подписывает договор, переводит предоплату и ждёт поставку товара. Деньги после поступления на счет сразу обналичиваются, так что взыскать с него впоследствии не получится. На этом работа мошенников заканчивается.

Данная ситуация может осложняться наличием на собственном предприятии "пятой колонны" в виде менеджеров, прямо или косвенно заинтересованных в повышении своего личного материального благосостояния за счет коммерческой деятельности предприятия. Так, в нашей практике был выявлен потенциальный риск при найме топ-менеджера по ИТ телеканала СКС (название изменено). Заключался этот риск в том, что однокурсник топ-менеджера  своевременно побежал оформлять предприятие для участия в тендерных заказах под будущую должность проверяемого лица. К моменту начала тендеров служба безопасности уже держала данную ситуацию под контролем, и появление уже знакомого предприятия в списке участников тендера вызвало гомерический хохот.

Во-вторых, весомой причиной для контроля договорной работы является то, что любая совершенная сделка с контрагентом, который признан или будет признан в будущем неблагонадежным (однодневкой или обнальной конторой) по итогам проверки ФНС или полиции, влечет за собой две серьезные проблемы. Первая из них очевидна и заключается в усилении государственного контроля уже за вашим предприятием, как за подозреваемым в совершении незаконных финансовых операций. Это может выразиться в том, что счета вашего предприятия будут блокироваться, финансовые документы и компьютеры изыматься для проведения проверки. Все это, если не приостановить, серьезно затормозит ведение бизнеса.

Вторая проблема будет заключаться в том, что оснований воспрепятствовать данным действиям правоохранительных органов у вас никаких нет. Более того, стоит помнить, что одна из самых распространенных причин отказа в вычетах НДС и снятия расходов - наличие недобросовестного контрагента. Согласно информационным письмам ФНС от 11.02.10 № 3-7-07/84 и от 17.10.12 № АС-4-2/17710 предприятию настоятельно рекомендуется проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов. Естественно, что если следовать практическим рекомендациям налоговиков, то проверять необходимо любого потенциального контрагента и отказывать неблагонадежным. Для этого специалисты ФНС открыто публикуют все признаки фирм-однодневок и иные признаки неблагонадежности для юридических лиц. Все это является серьезным основание для проверки ваших деловых партнеров в рамках организации договорной работы.

Азы договорной работы

Любая договорная работа начинается с изучения законодательства и налаживания договорного процесса на собственном предприятии. Далее выбор контрагента, оценка его надежности, обсуждение условий сделки. Далее текущая работа по контролю исполнения условий договора. Чтобы процесс договорной работы был безопасен для предприятия и не нес для вас дополнительных рисков, мы и попробуем разобраться с данным вопросом.

Эта работа - разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла — договор — сам становится юридически обязательным документом. Договор считается действительным, если в нем содержится следующая информация: данные о сторонах по договору, почтовые и банковские реквизиты, наименование сторон, учредительные документы, ФИО и должности лиц, имеющих право подписи, предмет договора, срок действия договора, сумма договора с учетом применяемых налогов и порядок расчетов. В договоре устанавливается двусторонняя конкретная ответственность сторон с указанием размеров санкций (неустойки, пени, штрафы).

При взаимодействии с партнерами обычно ориентируются на условия выполнения договорных обязательств, при которых договор будет выполнен безусловно. Во избежание проблем при выполнении договора необходимо тщательно проверять все его существенные условия: информацию о партнере, времени и месте сделки, предмете и сроке действия договора, ответственности сторон и способах обеспечения обязательств,  а также прочие условия договора (расторжение, изменение, конфиденциальность, перемена лиц по договору, порядок разрешения споров, форс-мажор).

Чтобы организовать договорную работу в организации, следует разработать ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ, которое генеральный директор утверждает путем издания приказа. Данный документ будет выступать и единой для ответственных сотрудников инструкцией по алгоритму заключения и исполнения договоров, и документом, который возлагает на работников ответственность за соблюдение корпоративного договорного порядка, и одновременно регламентом контроля договорной работы в организации. Если компания небольшая, можно разработать отдельные инструкции, охватывающие отдельные направления договорной работы.

Необходимо также проанализировать текущее состояние договорной работы. Не исключено, что этот процесс никак не регламентирован, а полномочия и ответственность структурных подразделений по согласованию договоров не разграничены. Подобная ситуация может привести к самым негативным последствиям. Это претензии со стороны контрагентов и контролирующих органов, и признание заключенных сделок недействительными.

Чтобы этого избежать, нужно:

1. Определить подразделения, участвующие в подготовке и согласовании договоров, их функции и временные рамки каждого этапа.

2. Выработать оптимальную «дорожную карту» для прохождения договора в зависимости от специфики деятельности компании и видов используемых договоров. Конечно, путь и очередность согласования договора в каждой компании будут разными. Но в любом случае маршрут согласования договора, инициированного структурным подразделением компании, не должен проходить мимо юристов и бухгалтерии.

3. Закрепить выбранную схему в положении о договорной работе, которое утверждается генеральным директором компании.

Поборемся с коррупцией?

Некоторым особняком в области обеспечения безопасности договорных правоотношений стоит высокий уровень и повсеместное приятие российским обществом коррупционных схем обогащения.

8 ноября 2013 г. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации опубликовало «Методические рекомендации по разработке и принятию организациями мер по предупреждению и противодействию коррупции».

Суть их свелась к следующим моментам:

1. Разработка и согласование Плана «антикоррупционных» мероприятий по компании, включающих:

◦ разработку Антикоррупционной политики Общества;

◦  согласование текста Антикоррупционной политики Общества с заинтересованными структурными подразделениями;

◦  анализ Этического кодекса Общества, Положения о конфликте интересов на предмет соответствия требованиям законодательства, внесение правок в случае необходимости;

◦  согласование вопроса присоединения Общества к Антикоррупционной хартии российского бизнеса;

◦  анализ антикоррупционной оговорки договоров, связанных с хозяйственной деятельностью Общества, внесение правок в случае необходимости, согласование новой редакции;

◦  анализ антикоррупционных положений трудовых договоров, согласование необходимости внесения правок;

◦  введение в действие Антикоррупционной политики и обновлённых по необходимости локальных нормативно-правовых актов и шаблонов договоров;

◦  ознакомление работников под роспись с нормативными документами, регламентирующими вопросы предупреждения и противодействия коррупции в Обществе.

2. Приведение в соответствие с применимым законодательством положений Этического кодекса предприятия, Положения о конфликте интересов, антикоррупционных оговорок шаблонов договоров Общества;

3. Введение в действие Антикоррупционной политики предприятия, назначение ответственных лиц с соответствующим разграничением компетенции и ответственности. Тут говорится о разграничении деятельности учредителей, руководителей и персонала с целью минимизации коррупционных рисков.

Игорь Бедеров

Деловая Разведка | CABIS

Этот материал опубликован в февральском  номере Отраслевого журнала «Строительство». Весь журнал вы можете прочитать или скачать здесь.